꼭 알아야 할 근로계약서 작성법 A to Z — 회사와 근로자를 지키는 확실한 방법

근로계약서는 고용주와 근로자 사이의 법적인 관계를 명확히 하고, 분쟁을 예방하기 위한 가장 기본적이고 중요한 문서입니다. 하지만 의외로 많은 사람들이 근로계약서를 제대로 작성하지 않거나, 심지어 계약 자체를 생략하는 경우도 있습니다. 이는 추후 임금 체불, 근로시간, 휴게시간, 해고 등 다양한 문제로 이어질 수 있어 반드시 체계적이고 꼼꼼하게 준비해야 합니다. 특히 중소기업이나 스타트업의 경우 인사 담당자가 별도로 없거나, 법적 문서 작성에 익숙하지 않아 계약서 작성에 어려움을 겪는 경우가 많습니다.

이 글에서는 근로계약서의 기본 구성 요소부터 작성 시 유의사항, 실제 작성 예시까지 전반적인 내용을 매우 상세히 다루어드립니다. 또한 노동법과 최신 판례를 반영하여, 법적 리스크를 줄이고 안전하게 계약을 체결할 수 있도록 돕습니다. 사용자가 바로 활용할 수 있는 실전 팁도 아낌없이 제공하며, 근로계약서가 필요한 모든 상황에 적용할 수 있는 유연한 가이드가 될 것입니다.

기본적인 근로계약서 양식은 고용노동부에서 제공하고 있지만, 업종별 특성과 회사 내규에 따라 세부 항목은 얼마든지 달라질 수 있습니다. 따라서 틀에 박힌 계약서를 그대로 사용하는 것보다는 회사 실정에 맞는 맞춤형 계약서를 준비하는 것이 중요합니다. 특히 수습 기간, 연봉 계약, 복리후생, 비밀유지조항 등 민감한 사안은 반드시 명확하게 기재해야 나중에 불필요한 오해를 줄일 수 있습니다.

이제부터 근로계약서에 꼭 포함해야 할 항목과 각 항목별 작성 요령, 그리고 실무에서 자주 실수하는 포인트까지 하나하나 짚어보겠습니다. 꼼꼼히 읽고 따라만 해도 근로계약서를 완벽하게 완성할 수 있습니다.

꼭 알아야 할 근로계약서 작성법 A to Z — 회사와 근로자를 지키는 확실한 방법 — 꼭 알아야 할 근로계약서 작성법 A to Z

근로계약의 정의와 법적 근거

근로계약은 근로자가 사용자에게 노동을 제공하고 그 대가로 임금을 받기로 약속하는 계약입니다. 우리나라에서는 근로기준법 제17조에 따라 모든 사업장은 근로자와 서면으로 근로계약을 체결해야 하며, 그 내용을 명확히 기재해야 합니다. 이 법에 따라 서면 미작성 시 500만 원 이하의 벌금형에 처해질 수 있으므로, 반드시 서면으로 체결해야 합니다.

근로계약은 구두로도 유효할 수 있으나, 법적으로 분쟁이 발생할 경우 서면이 없으면 사용자에게 불리하게 작용합니다. 특히 임금, 근로시간, 근로장소 등의 기본적 조건이 누락되어 있으면 법적으로 문제가 될 가능성이 큽니다.

근로계약서 필수 기재 항목

근로계약서에는 법적으로 반드시 포함되어야 하는 항목이 있습니다. 이는 근로기준법 제17조 및 시행령에 명시되어 있으며, 다음과 같습니다.

근로계약 기간 (정규직/계약직 여부)
근무 장소 및 업무 내용
근로시간, 휴게시간, 근무일, 휴일
임금 구성 및 지급 방법, 지급일
연차 유급휴가에 관한 사항
4대 보험 가입 여부
퇴직금 지급 조건

이외에도 회사 내부 규정에 따라 복리후생, 비밀유지 조항, 겸직 금지, 수습 기간 등의 조항을 추가할 수 있습니다.

고용형태별 계약서 작성 팁

정규직, 계약직, 프리랜서, 아르바이트 등 고용 형태에 따라 계약서에 포함시켜야 할 항목도 달라집니다. 예를 들어 계약직의 경우 계약 기간을 명확히 설정해야 하며, 계약 연장 조건이나 전환 가능성 등을 사전에 명시하는 것이 좋습니다. 프리랜서나 아르바이트의 경우에는 업무의 성격상 근로시간이 유동적일 수 있으므로 유연근무제 조항을 추가하는 것이 유용합니다.

수습 기간 명시 방법

수습 기간은 보통 3개월 이내로 설정하며, 이 기간 중에는 일부 임금 감액이 가능합니다. 다만 근로계약서에 명확히 명시되어야 하며, 감액 비율 또한 합리적이어야 합니다. 보통 최대 10%까지 감액 가능하며, 그 이상일 경우 근로자의 동의가 필수입니다.

임금 관련 조항의 구체적 작성 방법

임금 조항에는 기본급, 수당, 상여금 등 각 구성 요소를 명확히 구분하여 기재해야 하며, **지급일과 지급 방법(통장입금, 현금 등)**도 구체적으로 명시해야 합니다. 특히 최저임금 이상 지급 여부와, 연장근로, 야간근로, 휴일근로에 따른 가산수당 지급 기준도 포함되어야 합니다.

근로시간 및 휴게시간 기재 요령

법정 근로시간은 1일 8시간, 주 40시간이며 이를 초과할 경우 연장근로로 간주됩니다. 휴게시간은 4시간 근무 시 30분, 8시간 근무 시 1시간 이상 주어져야 하며, 이 역시 근로계약서에 기재되어야 합니다. 탄력근무제, 선택근로제 등의 유연근무제를 도입한 경우에는 해당 내용을 별도로 명시해야 합니다.

휴일과 휴가 조항의 작성 요령

정해진 주휴일(보통 일요일) 외에 법정공휴일, 연차유급휴가 등을 어떻게 보장하는지에 대한 내용도 필수입니다. 특히 연차는 근속기간에 따라 자동으로 발생하는 권리이므로, 연차 발생 기준, 사용 시기, 소멸 시점 등을 명확히 기재해야 합니다. 미사용 연차의 수당으로 전환 조건도 포함시키면 좋습니다.

복리후생 및 기타 편의사항 명시

급식, 교통비, 명절선물, 체력단련비, 자기계발비 등의 복리후생 항목은 명시해 두는 것이 좋습니다. 반드시 제공해야 할 의무는 없지만, 제공 시에는 계약서에 기재해 향후 논란을 줄일 수 있습니다.

4대 보험 가입 관련 조항

정규직 및 주 15시간 이상 근무하는 계약직은 4대 보험(국민연금, 건강보험, 고용보험, 산재보험) 가입 대상입니다. 가입 여부를 계약서에 명확히 기재하고, 본인부담금과 회사부담금의 비율도 안내해주는 것이 좋습니다.

퇴직금 지급 조건 명시

퇴직금은 1년 이상 근속 시 지급되며, 1주일 평균 15시간 이상 근무자가 대상입니다. 퇴직금 계산 방식(1일 평균임금 × 30일) 및 지급 기한(퇴직 후 14일 이내)을 계약서에 기재해야 합니다.

계약 기간 및 갱신 조건 작성

계약직의 경우 계약 종료일과 갱신 조건, 자동 갱신 여부 등을 명확히 해야 하며, 계약 해지 통보 시점도 포함시켜야 합니다. 일반적으로 최소 30일 전 통보가 필요합니다.

해고 및 징계 사유 명시

정당한 해고를 위해서는 해고 사유를 명확히 해야 하며, 정당한 사유 없이 해고 시 부당해고로 인정될 수 있습니다. 무단결근, 업무상 중대한 과실, 횡령 등의 사유를 구체적으로 명시하는 것이 좋습니다.

경업금지 및 비밀유지 조항 삽입

퇴사 후 일정 기간 동안 유사 업종에 취업하지 않거나, 회사의 영업기밀을 누설하지 않겠다는 비밀유지 및 경업금지 조항도 선택적으로 삽입할 수 있습니다. 단, 과도한 제한은 무효로 판단될 수 있으므로 합리적 범위 내에서 설정해야 합니다.

겸직 및 외부 활동 제한 조항

다른 회사에서의 겸직, 외부 프리랜서 활동 등을 제한하고자 할 경우 해당 조항을 명확히 삽입해야 합니다. 단, 근로자의 생계를 과도하게 침해하지 않는 선에서 설정해야 합니다.

계약 종료 시 절차 명시

계약 만료, 자발적 퇴직, 회사의 해고 등 계약 종료 시 인수인계, 장비 반납, 퇴직금 지급 절차 등을 상세히 기술해야 합니다. 퇴직 시점의 정확한 정의와 관련 자료 제출 여부 등도 포함시켜야 분쟁을 줄일 수 있습니다.

부속합의서 작성 여부

계약서 외에 별도로 성과급, 보너스, 리모트근무 등 추가 조건이 있을 경우에는 부속합의서를 작성하여 근로계약서와 함께 보관하는 것이 좋습니다. 이 경우 본 계약과 상충되지 않도록 주의해야 합니다.

계약서 보관 및 교부 의무

근로계약서는 2부 작성하여 각자 1부씩 보관하는 것이 원칙이며, 사용자는 3년 이상 보관해야 합니다. 전자문서 형태로도 보관이 가능하나, 반드시 전자서명이 포함되어야 유효합니다.

근로계약서 전자 서명도 유효한가?

전자 서명도 법적으로 유효하며, 전자근로계약 시스템(e-사람, 워크넷 등)을 활용하면 간편하게 체결할 수 있습니다. 단, 전자 서명이 아닌 단순 PDF 저장은 법적 효력이 없으므로 주의해야 합니다.

불공정 조항은 무효가 될 수 있음

근로기준법을 위반한 조항은 무효로 간주됩니다. 예를 들어 최저임금 이하의 임금, 휴게시간 미제공, 부당한 해고 조건 등은 모두 법적으로 보호받을 수 없습니다.

근로계약서 미작성 시 발생하는 문제

미작성 시 근로자 입장에서 부당해고나 임금 체불 발생 시 증거 부족으로 불리하게 작용할 수 있습니다. 또한 사업주는 법 위반으로 처벌될 수 있습니다. 따라서 반드시 계약서를 작성하고 교부해야 합니다.

인사담당자를 위한 근로계약 관리 팁

엑셀로 관리 시 체계적인 계약일자 관리 가능
갱신 및 만료 알림 설정으로 누락 방지
계약 유형별 표준 템플릿 보유 권장

외국인 근로자를 위한 계약서 작성 팁

외국인 근로자를 고용하는 경우, 계약서 작성 시 이중 언어(한글+모국어 또는 영어)로 작성하는 것이 매우 중요합니다. 이는 노동자와 고용주 간 의사소통의 오류를 줄이고, 향후 법적 분쟁 시 증거로 활용하기 위함입니다. 또한 비자 상태에 따른 근로 가능 조건을 명확히 확인하고, E-9, H-2, F-2 등의 체류 자격별 조건에 따라 계약서 조항을 조정해야 합니다. 외국인 근로자의 경우 임금 체불, 휴식 보장, 주거 제공 등과 관련해 노동청 단속 대상이 되기 쉬우므로, 이들 항목을 상세히 계약서에 반영하는 것이 필수입니다.

스타트업, 소기업을 위한 유연한 계약서 작성 전략

스타트업은 초기 조직 구조가 불안정하고, 직무 변경이 잦기 때문에 고정된 직무만을 명시하는 것은 위험할 수 있습니다. 따라서 “기타 회사가 지정하는 업무”라는 문구를 포함해 유연한 직무 이동 가능성을 확보해야 합니다. 또한 성과에 따른 인센티브 지급 구조가 있는 경우, 성과 기준 및 산정 방식을 계약서 또는 별도 부속합의서에 반드시 명시해야 합니다. 스타트업에서는 스톡옵션 제공, 리모트 근무, 플렉스 출퇴근제 등을 제안할 수 있는데, 이 모든 조건은 구체적인 실행 조건을 명확히 기재해야 법적 효력이 생깁니다.

파트타임 근로자 계약 시 유의사항

아르바이트나 단시간 근로자의 경우, 주휴수당, 최저임금 적용 여부, 근로시간 기록 등이 중요합니다. 특히 주 15시간 미만 근로자의 경우 4대 보험 가입 의무에서 제외되기 때문에, 해당 내용을 정확히 고지하고 계약서에 반영해야 합니다. 또한 주휴수당 지급 요건(1주 15시간 이상 근로 시, 소정근로일 전부 출근)이 충족되었는지도 주기적으로 확인하며, 계약서에도 명시하는 것이 안전합니다.

프리랜서 계약과 근로계약의 구분

실제 업무는 프리랜서와 유사하더라도 고정 출퇴근, 업무 지시, 사무실 제공 등 사용자 종속성이 있을 경우 근로자로 인정될 수 있습니다. 따라서 계약 유형이 프리랜서일 경우, 명확하게 용역계약임을 명시하고, 근로자로 오해받지 않도록 “업무지시 없음”, “자유 시간 선택” 등의 조항을 포함해야 합니다. 또한 프리랜서에게는 4대 보험, 퇴직금, 연차휴가 등의 적용이 없음을 명시하는 것이 좋습니다.

리모트 근무(재택근무) 조건 명확화

코로나19 이후 리모트 근무가 확산되면서 재택근무 조건을 계약서에 별도로 명시하는 사례가 늘고 있습니다. 출퇴근 여부, 온라인 출근 체크 방법, 장비 제공 유무(노트북, 헤드셋 등), 근무 중 응답 가능 시간대, 업무 결과 제출 방식 등을 구체적으로 규정해야 합니다. 또한 정보보안 규정 위반 시 책임 조항도 포함시켜야 합니다. 원격근무자도 근로기준법의 보호를 받기 때문에, 기본적인 근로시간, 휴게시간 규정은 동일하게 적용해야 합니다.

인턴 및 수습 근로자 계약서 작성 방법

인턴이나 수습 근로자의 경우, 정규직 전환 조건을 명확히 제시하는 것이 중요합니다. 예: “3개월 수습기간 후 평가를 통해 정규직 전환 여부 결정”과 같은 조항입니다. 또한 수습 기간 중 급여 감액이 있는 경우 법적 한도(통상임금의 90% 이상)를 준수해야 하며, 인턴이더라도 4대 보험 가입 대상이면 반드시 포함시켜야 합니다. 실습생과 인턴은 법적 지위가 다르므로, 교육생으로 보는지, 근로자로 보는지에 따라 계약 형태도 달라져야 합니다.

연장근로와 야간근로 수당 규정

연장근로(1일 8시간, 주 40시간 초과), 야간근로(오후 10시~오전 6시), 휴일근로에 대한 가산수당 규정은 법적 의무입니다. 이를 위반할 경우 근로기준법 위반으로 처벌받을 수 있으므로, “법정 수당을 포함한 총 지급액”이 아니라, 항목별로 나눠서 기재해야 합니다. 특히 연봉제의 경우, 연장근로 수당이 포함되어 있는지 여부를 명확히 하지 않으면 별도로 지급해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다.

계약서의 법적 효력을 갖추기 위한 요건

근로계약서가 법적 효력을 가지기 위해서는 날짜, 주소, 성명, 서명/날인, 계약일자, 양 당사자 서명이 반드시 필요합니다. 또한 전자문서로 보관 시에는 **전자서명법에 따른 전자서명(공인전자서명 혹은 인증된 플랫폼 이용)**이 요구됩니다. 단순히 이름만 입력된 계약서는 법적 효력이 불완전할 수 있습니다.

전자 근로계약 시스템 도입 시 장점

전자 계약 시스템을 도입하면 계약서 체결의 편의성뿐 아니라, 근로조건 변경 이력 관리, 계약 갱신 자동 알림, 보관의 용이성 등 다양한 장점이 있습니다. 특히 고용노동부의 ‘표준근로계약서 전자시스템’을 활용하면 법적 리스크를 줄일 수 있으며, 계약 체결부터 저장까지 모두 인증되므로 매우 안전합니다.

직무 설명서와 계약서 연동하기

근로계약서에 “담당 업무: 회사가 지정하는 업무”와 같이 추상적으로 기재할 경우, 근로자의 업무 범위와 권한이 모호해져 법적 분쟁으로 이어질 수 있습니다. 따라서 ‘직무기술서(Job Description)’를 별도 문서로 첨부하고, 계약서에 “첨부 직무기술서 참조”라고 명시하면 근거 자료가 되어 분쟁 방지에 매우 유리합니다.

근로조건 변경 시 계약서 재작성 vs 변경합의서

근무시간, 임금, 업무 장소 등 주요 근로조건이 변경되었을 경우 반드시 계약서를 수정하거나 ‘근로조건 변경합의서’를 별도로 작성해야 합니다. 단순한 이메일 통보나 메신저 알림은 효력이 없을 수 있습니다. 양 당사자의 서명과 날짜가 포함된 서면 변경 계약이 가장 안전합니다.

계약서 보완을 위한 별도 동의서

회사에서는 경우에 따라 ‘인사정보 활용 동의서’, ‘보안서약서’, ‘초상권 사용 동의서’ 등을 추가로 받는 경우가 많습니다. 이는 법적 보호를 강화하기 위한 방편이며, 근로계약서와 함께 보관되어야 합니다. 단, 모든 동의서는 자율적이고 구체적인 내용을 담고 있어야 강제성이 없습니다.

계약서 서면 교부 의무를 지키는 방법

법적으로 근로계약서 작성 및 교부는 채용 즉시 또는 근로 시작 전까지 완료되어야 합니다. “업무 바빠서 나중에 작성하자”는 잘못된 관행은 불법입니다. 특히 노동부 근로감독 시 가장 먼저 확인되는 항목이므로, 교부 시 서명 날인을 받고 사본을 보관해야 합니다.

계약 만료 통보 및 재계약 절차

계약직 근로자의 경우 계약 만료 시점이 가까워지면 30일 전 사전 통보가 원칙입니다. 재계약 여부, 연장 조건, 전환 조건 등을 반드시 서면으로 통보하며, 재계약서 또는 갱신 계약서를 새로 작성해야 합니다. 단순히 구두로 “그대로 일하세요”라고 하는 경우, 무기계약직으로 전환될 수 있는 위험이 있습니다.

체불임금 방지를 위한 체크리스트

근로계약서에 임금 항목별로 구체적으로 기재
지급일 명확히 명시
연장·야간·휴일 수당 규정 포함
퇴직 시 정산 방식 명시
급여 명세서 제공 의무 이행

이 체크리스트를 따르기만 해도 임금 체불 관련 분쟁을 상당히 줄일 수 있습니다.

업종별 계약서 작성 주의사항

IT 업종: 보안, 소스코드 관련 비밀유지조항 필수
건설업: 현장근로위험 수당, 근무지 순환 조건 명시
서비스업: 교대근무제, 야간수당 포함 여부
교육업: 휴강 시 임금처리 방식, 강의 스케줄 변경 조건
유통업: 휴일근무 및 성수기 추가근로 명시

계약서 분실 시 재작성 방법

근로계약서를 분실했을 경우에는, 기존 조건과 동일한 내용으로 재작성하고 재서명 받는 것이 가장 안전합니다. 또는 회사 인사팀에서 백업해둔 사본을 활용해 복사본을 근로자에게 제공할 수도 있습니다. 모든 계약서는 전자파일로 이중 보관하는 습관이 중요합니다.

계약서 작성 시 자주 하는 실수 TOP 5

직무 내용 누락 또는 불명확
임금 항목별 구성 미기재
휴게시간 및 근로시간 누락
4대 보험 가입 여부 명시 안함
근로자 서명 또는 날짜 빠짐

근로계약서 작성, 모든 고용관계의 시작이자 보호의 수단입니다

근로계약서는 단순히 한 장의 서류가 아니라, 근로자와 사용자의 권리를 명확히 하고 법적 분쟁을 예방하는 가장 중요한 근거 문서입니다. 근로기준법에서는 근로계약서 작성을 법적 의무로 규정하고 있으며, 이를 위반할 경우 양측 모두에게 불이익이 발생할 수 있습니다. 특히 요즘처럼 노동 환경이 다양해지고 유연해지는 시대에는 직무, 근로 형태, 복지 조건 등에 맞춘 맞춤형 계약서 작성이 더욱 중요해지고 있습니다.

많은 기업들이 근로계약서를 형식적으로 작성하거나, 고용 시기보다 나중에 작성하는 실수를 범하고 있습니다. 그러나 이는 임금 체불, 부당해고, 법적 분쟁 등의 위험을 초래할 수 있으므로, 반드시 채용 시점에 맞춰 서면으로 작성하고 교부해야 합니다. 또한 고용 형태에 따라 계약 내용을 조정하고, 정기적으로 법 개정사항을 반영하여 업데이트하는 습관이 필요합니다.

한편, 근로자 입장에서는 자신이 서명하는 근로계약서의 내용을 명확히 이해하고, 임금, 근무시간, 복지, 수습 기간, 해고 사유 등 주요 항목을 꼼꼼히 확인하는 것이 매우 중요합니다. 법적인 용어나 구조가 어렵게 느껴질 수 있지만, 이를 정확히 알고 체결하는 것이 결국 자신의 권리를 지키는 첫걸음이 됩니다.

앞서 안내드린 항목들을 기반으로 계약서를 작성하면 대부분의 기본적인 리스크는 예방할 수 있습니다. 더불어, 각 업종별 특성과 고용형태를 고려하여 세부 항목을 조정하면 보다 안전하고 투명한 고용 문화를 만드는 데 기여할 수 있습니다. 마지막으로, 근로계약서는 작성 그 자체만큼 정확한 보관과 관리, 변경 이력 기록도 중요하다는 점을 꼭 기억하시길 바랍니다.